タスク管理。
社会人になったら必ず聞くであろう単語だ。
やれタスク管理をしっかりしろだの、やれタスク管理がなっちゃいないだの、やれタスク管理って何か意味あるんすか？ だの。
いろんな場面で使う「タスク管理」だが、実際その重要性を知った上で実践している人はそんなにいない。
そして本当に理解している人は、大体余裕を持って仕事をしている。何とも羨ましい限りだ。
今回は、そんなタスク管理に基づいた【定時ダッシュのオニが教える超タスク管理術：残業ゼロで早く帰る技術】について書いていこうと思う。
- 定時で帰るにはどうしたらいいの？
- 定時で帰りたいのにいつも残業してしまう
- もっと自分の時間が欲しい
こんな悩みを抱えている人にオススメの本だ。ちなみにAmazon内でベストセラーになっている。凄い。
書籍のリンクは以下から飛んでくれ。
正しいタスク管理を教えてくれる本
【定時ダッシュのオニが教える超タスク管理術：残業ゼロで早く帰る技術】は、作者である「ちゃんはま」氏が自信の経験を元に上梓した本である。
定時ダッシュを常に決めているそうで、全社会人から羨望の眼差しを受けるに値する行為を毎日しているそうな。うやらましい。
そんなちゃんはま氏だが、新人時代は残業をし続け、ついには体を壊してしまっている。
そして体を壊した結果、自分はタスク管理が全くできていないということに気づき、仕事のタスクを細かく管理することで今では全く残業をしなくなったらしい。
そのノウハウを読めるのだから、これほどありがたい本はない。
ということで、今回はさくっと解説していく。
生産性が上がらないのは残業をしているから
もうみんな知っていることだと思うが、長時間労働をしても生産性は上がらない。
そもそも、人間の脳が最高パフォーマンスで動けるのは起床後2時間～3時間ほどで、それ以降は緩やかに下降する。
つまり会社に出勤した頃にはもう最高のパフォーマンスは発揮できないのだ。常に下降し続けているパフォーマンスで仕事をしている状態。
リモートワーク・在宅ワークがどれだけ生産性を上げているかが良くわかる。
しかし、社会は無情なので働かなくてはならない。そんな状態で働くのだから、残業なんて非生産性の極みみたいなものだ。
ミスも多くなるし、ストレスから自己肯定感すら低下してしまう。
会社が社員を守ってくれなくなってきた昨今、もはや残業時間が長い＝努力の証明では無くなった。
そんな中で、仕事をバリバリこなすには、タスク管理が重要、というわけだ。
タスク管理の問題点
ちゃんはま氏の上げるタスク管理の問題点は以下にある。
- リスト化しても行動しない
- 新しい仕事が舞い込んできて、予定通り仕事をこなせない
- タスクが多いからどれも中途半端
ははは、グサリと来るではないか。
ちゃんはま氏の言う通り、これらは全て、タスク管理を本当の意味でやっていなかっただけ。
リスト化しても行動できないのは、リスト化するときのコツがわかっていないから。行動できるまで細分化することこそ、真のタスク化なのだ。
タスク管理をするには、まずルールを設ける必要がある。しかしほとんどの人は以下をしていない。
- 優先順位をつける
- 自分ひとりで終わらせようとしてしまう
- やらなくていい仕事までやってしまっている
- 協力してくれる人に、自分の現状を上手く伝えられていない
思い当たる節がありあすぎる。
そんなタスク管理で大事なこととして、「E-POD」（イーポッド）が提唱されている。
P：処理（Preparation）
O：整理（Organize）
D：実行（Do）
何やら難しそうだが、個々に見ていくと、それぞれとても重要な要素なのだとわかる。
1.タスクの抽出＝ブレインダンプ
タスクの管理をするためには、まず自分がどれだけのタスクを抱えているのかを知らねばならない。
そのために紙とペンを使って、思いつく限りのタスクを書き出してみよう。いわゆる、タスクの見える化である。
このとき、以下の内容がでてくるだろうが、気にしてはいけない。
- 内容がかぶる
- どうせやらん
- 書き出すまでもない
- かっこいい言い回しが思いつかない
自分に気を遣ってどうする。とにかく書き出さなければ始まらないのだ。このあたり、「０秒思考」に通じるものがある。
とにかく気にせず書き出すのがポイント。その際、時間を設けるとタイムアップで全て吐き出せないので、時間を区切らず全て脳から吐き出させる必要がある。
2.タスクを処理
全て吐き出して気持ちよくなったところで、次のステップへ移行する。それが、
- タスクを細かく分解
- やらないことは消す
- 他人に任せる
- 空っぽにする
という4つのステップを実施する。
1が一番大事。これがカギ
まず、タスクを実際に行動できるレベルまで分解する。
分解は中途半端ではダメで、例えば料理を予約するときは、「参加者に食べたい料理のアンケートメールを配信する」ため「アンケートのための料理ジャンルを抽出する」くらいまで分解する。
ここまでやって初めて分解になるというのだ。
ちなみに分解に困った時は、5ｗ1ｈのようなフレームワークにあてはめると良いらしい。なるほど。
面倒くさいかも知れないが、仕事内容を言語化することで、仕事そのものがより見えるようになる効果を期待できる。
分解に少々時間がかかったとしても、分解した結果得られた時間で取り戻せるそうなので、やらない理由はない。
2で身軽に。やらないことは消す
分解しきった後に着手するのは、「結果に効果があるかどうか」を基準に判断して、やらないタスクをどんどん消していくことだ。
知らない内に自分を圧迫している、どうでもいい仕事を消してしまおうということ。
メモ書き程度の情報処理で終わるものなら消してしまっていいのだ。あらま、気が楽。やっていると、どんどん身軽になっていくのが視覚的にもわかる。
しかし、「今すぐやる必要は無いが、いつかやらないといけない」ことは消しちゃ駄目。とんでもないことになる。
3でもっと楽に。他人に任せよう
全てを自分でやる必要はない。誰かに頼るべし。頼ることが下手くそな人っていると思うし、僕もそうだ。
だからこそ、自分を追い詰めて、仕事を抱え込みやすい。しんどいよね。
だが、自分ができる仕事量を把握するようになると、パンクする自分の姿をより鮮明に思い浮かべられるようになる。
抱えすぎると、ひるがえって会社全体に迷惑をかけることにもなるので、自分の仕事量を適切に把握することで他人に仕事を任せられるようになるのだ。
ただ、他人に任せる場合は、必ず仕事の進捗状況は確認するようにした方が良い。
4で空っぽにする
1～3を行った後で残ってしまったものが、自分の取り組むべきタスクとなる。やっと見えてきた。こんにちわ！
タスク整理を行う際には、以下を意識すると良いそうだ。
- 文明の利器に頼る
- タスクをまとめる
- スタートを明確にする
- 2つのリストを使う
- 絞り込んで並び替える
難しそうに見えたが、実際はちょっとした意識の切り替えや、道具で何とかなる。
- やり終えたものをタスク管理アプリなどでどんどんチェックして、達成感を味わう
- 同時できることは同時にやってしまう（買い物ついでにポスト投函とか）
- 始めるタイミングを明確に決める（夏休みの宿題みたいにしちゃダメ）
- オープンリスト（突発的に入ってきた仕事）とクローグリスと（今日やることだけ）を使い分ける。
- 時間割を作る。すぐやれるものはすぐにやる。余裕を持った時間設定をしないこと。
これだけである。
実際に自分でも少し実行してみたが、体感としては5の項目が地味にしんどい。つい余裕を持った時間設定をしてしまうのだが、10分くらい余裕を持たせても何も変わらない
。自分の実力を明確に把握していないと行えないので、一番苦戦した。
これらをよりスムーズにするには、「メモの魔力」を参考にして自分を俯瞰できるようになるのが一番近道だと感じた。
実行
後はやるだけ。人によっては、これが一番難しいかも知れない。
本を読んで何もかもを身につけた気になって、そのまま何もしないという人は多い。
読んだ上でやるかやらないかが重要だ。実際にやれる人だけが、変われる人だ。
しかし、タスクをただ実行していても意味がない。テストや戸締まりを何度も確認するように、何事も見直しが必要だ。
改善
毎日その日の終わりに10分間、タスクを見直そう。
タスクにかかる時間を見積もる制度の向上を目的で行うと良い。
「なぜ時間内に終わったのか」「なぜ終わらせられなかったのか」など、なぜの視点で一日を振り返り、自分の能力を突き詰めていこう。
断る。NOと言える日本人になろう
気を悪くする必要はない。無理に抱えて後々迷惑をかけるよりマシ。
無理なものは無理と言い、上司などに言いにくかったら、どうして無理なのかを説明すればいい。
正直、ここまで実行していたら「どうして無理なのか」を自分でもハッキリと理解できているから、上司と相談すらできるかもしれない。
タスクを管理したいなら、内容を突き詰めるべし
タスク管理は、仕事を効率化する上でとても大切だ。
だからこそ、タスク管理に手を抜いてはならない。
なぁなぁで何となくやっていては、いつまで経っても仕事は終わらないし、延々と仕事に追われ続ける。
自分の仕事を自分自身で管理するためにも、タスク管理を心がけていこう、というのがこの本の内容だ。
書籍内では、図解入りでもっと深く解説していたので、よりわかりやすい内容になっている。
もはや残業では食っていけなくなった時代。自分だけの人生を送るためにも、本書を読んで一度タスク管理を見直してみてはいかがだろうか？
なお、Kindle版でのみ配信しているので注意されたし。
余談だが、Kindleアンリミテッドでも無料配信なので、こちらを利用しても良いだろう。
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